O DESAFIO
Depois de um processo de informatização que resultou na implementação de várias aplicações, algumas das quais desenvolvidas internamente, viu-se deparada com a situação de possuir soluções dispersas para várias áreas. Como tal, a empresa necessitava de uma solução integrada, nomeadamente na área de gestão, que pudesse responder a todos os seus requisitos enquanto despachante aduaneiro. Partiu então para o mercado na procura dessa mesma solução num processo de procurement liderado pela consultora Ernst&Young, o qual abrangeu diversas empresas implementadoras de soluções informáticas presentes no mercado moçambicano.
Solução escolhida
O objetivo era claro: abandonar o sistema anterior, que era baseado numa arquitetura multi-aplicacional, constituído por uma aplicação para a contabilidade e outras aplicações para a gestão operacional.
A empresa tinha vários procedimentos para dinamizar. O processo de preenchimento de documentos oficiais, como o “Documento Único”, era ainda produzido numa aplicação específica (PDU) desenvolvida pelas próprias alfândegas. O fluxo operacional pressupunha a abertura de instrução numa aplicação específica desenvolvida em Microsoft Access, o lançamento manual no PDU do Resumo/Documento Único, a emissão de Requisição de Fundos em Microsoft Word e o recibo novamente na aplicação baseada em Microsoft Access.
O lançamento das despesas com os processos de importação era registado diretamente no sistema de contabilidade, sendo os documentos de suporte em papel entregues para emissão da fatura definitiva ao cliente. Este era um processo desintegrado que gerava diversos erros e omissões. Cientes desta lacuna, a empresa adotou a gama PHC CS Enterprise, ccom os módulos PHC CS Gestão, PHC CS Pessoal, PHC CS Contabilidade e PHC CS Documentos.
A escolha das aplicações PHC baseou-se fortemente na indicação dada pela Ernst & Young e pela excelente relação custo/benefício que apresentavam face à concorrência”
Eduarda Silva, Diretora de Planeamento e Controle da GARP
Tirando partido da flexibilidade da solução de gestão da PHC, a empresa desenvolveu várias rotinas de controlo do fluxo operacional essenciais para a sua missão enquanto despachante aduaneiro, nomeadamente as integrações com os sistemas informáticos das Alfândegas de Moçambique e Tróia.
Benefícios do projeto
Eduarda Silva realça que a implementação do PHC CS Enterprise “permitiu eliminar a redundância de informação e os lançamentos duplicados em sistemas separados, evitando erros de lançamento e dissonâncias de informação”. Por outro lado, continuou, “ganhou-se tempo com a integração de tarefas, o que permitiu investir mais tempo noutros sistemas de controlo, como por exemplo no workflow dos diversos processos de importação.” A Diretora de Planeamento e Controle da GARP é da opinião que a solução da PHC “é bastante amigável para os operadores, que agora têm acesso à informação em tempo real”.
Mantendo o plano de expansão e melhoria contínua dos seus serviços, a GARP irá apostar no alargamento do sistema para abordar a temática dos terminais portáteis, permitindo aos colaboradores interagirem on-line com o sistema a partir dos terminais alfandegários.
A implementação do PHC CS Enterprise permitiu eliminar a redundância de informação e os lançamentos duplicados em sistemas separados, evitando erros de lançamento e dissonâncias de informação.”
Eduarda Silva, Diretora de Planeamento e Controle GARP, Lda.
A GARP
A GARP, Lda. é líder destacada no setor de empresas despachantes em Moçambique, uma liderança claramente alicerçada na experiência e nas tecnologias de informação.
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